Vejledning i udfyldelse af certifikater

Landespecifikke certifikater er eksportcertifikater, som Fødevarestyrelsen har forhandlet med myndighederne i det pågældende importland. Myndighederne har som oftest også godkendt certifikatet. De landespecifikke certifikater kan også være udarbejdet på baggrund af en specifik importtilladelse, og så er certifikatet ikke nødvendigvis godkendt af myndighederne i importlandet. Hvis dette er tilfældet, anbefales det, at eksportøren sikrer sig, at importlandet accepterer certifikatet forud for eksport. Det vil fremgå af teksten på certifikatsiden, om certifikatet er godkendt af myndighederne i importlandet. Er der aftalt et landespecifikt certifikat for det pågældende produkt, skal dette altid bruges, også når der er tale om vareprøver.
 
Til lande, hvor der ikke er indgået bilaterale aftaler, kan eksportøren anvende de generelle fritsalgscertifikater (FS) eller de officielle eksportcertifikater (OEC). Vejledning for udfyldelse af OEC/FS certifikater ligger på Fødevarestyrelsens hjemmeside.

I henhold til Bekendtgørelse om eksport af fødevarer og fødevarekontaktmaterialer og Bekendtgørelse om eksport af foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, er det til enhver tid eksportørens ansvar, at certifikatet er korrekt udfyldt og at der er tilstrækkelig baggrundsdokumentation for de oplysninger, der fremgår af det udfyldte certifikat. Det skal også sikres, at de aftaler, der er indgået med importlandet, overholdes.

Eksportøren skal inden anmodning om udstedelse af et certifikat, altid sikre sig, at det er det rigtige certifikat for det pågældende produkt og land. Derudover skal eksportøren altid holde sig opdateret i forhold til teksten på den pågældende certifikatside. Her vil der være specifik vejledning til det enkelte certifikat, og der vil også stå, hvis der er nye forhold, der er gældende for certifikatet.

Eksportøren bør også holde sig opdateret om den gældende lovgivning på eksportområdet. Bekendtgørelse om eksport af fødevarer og fødevarekontaktmaterialer og Bekendtgørelse om eksport af foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, beskriver bl.a. en del landespecifikke krav, som hverken fremgår af certifikat eller certifikatside, men som også skal overholdes.
 
På de enkelte certifikatsider er der et link til selve certifikatet samt et link til en maske til certifikatet. Masken kan bruges i tilfælde af, at man har behov for at efterudfylde rubrikker.

Hvis der er særlige forhold, der skal tages hensyn til, eller særlige forbehold i certifikatteksterne, vil dette fremgå af de enkelte certifikatsider.

Det vil stå på certifikatsiden, hvis certifikatet ikke er forhandlet med og godkendt af importlandet, idet der i sådanne tilfælde må tages forbehold for, at der kan opstå problemer i forbindelse med indførslen af partiet.

Certifikatets anvendelsesområde fremgår af overskriften i certifikatet.

Certifikaterne er mærket med et La-nummer, La 23,0-xxxx, i nederste venstre hjørne. La-nummeret identificerer certifikatmodellen. La-nummeret kan ændre sig ved opdatering eller hvis certifikatet bliver genforhandlet. Det er derfor vigtigt, at man altid henter certifikatet direkte fra Certifikatdatabasen. I nederste højre hjørne er der oplysninger om hvilket land certifikatet kan bruges til, hvornår udarbejdelsen af certifikatet er startet, samt oplysning om, hvilken produkttype certifikatet kan bruges til, fx Kroatien 01-2009 (Fisk og fiskevarer). Vær opmærksom på, at produkttypen ofte er en overordnet betegnelse, og at certifikatet ikke nødvendigvis kan bruges til alle undergrupper af denne produkttype. Dette vil fremgå af selve certifikatet eller af teksten på certifikatsiden.

Eksportcertifikater anvendes i forbindelse med eksport til 3.-lande af sendinger. En sending defineres som en mængde af produkter omfattet af samme officielle certifikat, officielle attestering eller ethvert andet dokument, som befordres med samme transportmiddel, kommer fra samme område og er af samme type, klasse eller betegnelse.

Certifikater kan godt anvendes til sammensatte sendinger, dvs. hvis sendingen er sammensat af delpartier fra forskellige oprindelsesvirksomheder til samme modtager. Der kan dog være visse lande, der ikke accepterer samlepartier.

Certifikater skal altid printes på Fødevarestyrelsens særlige papir til brug for udførsel af levende dyr, fødevarer, foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, avlsmateriale og fødevarekontaktmateriale.

Certifikatets første side skal printes på certifikatpapir (med løbenummer, vandmærke og hologram) og evt. resterende sider skal printes på side-2 papir (med vandmærke). Papiret fås ved henvendelse til den lokale kontrolenhed, og virksomheden skal have egenkontrolprogram for opbevaring og håndtering af papiret (jf. Bekendtgørelse om særligt papir til brug for udførsel af levende dyr, fødevarer, foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, avlsmateriale og fødevarekontaktmaterialer).

Hvis der ikke er plads til alle de relevante oplysninger i en given rubrik i et certifikat, kan der laves en henvisning i rubrikken til et bilag/annex til certifikatet. Bilaget/annexet skal henvise til certifikatnummeret (ikke La-nummeret) og oplysninger fra den pågældende rubrik skrives på bilaget. Bilaget printes på side 2-papir. Der må ikke være andre oplysninger end dem der bedes om i den specifikke rubrik. Såfremt bilaget er udformet korrekt, viftestempler Fødevarestyrelsen bilaget sammen med certifikatet i forbindelse med udstedelse af certifikatet.

Fødevarestyrelsen gør opmærksom på, at der i nogle tilfælde ikke må laves bilag. Dette vil fremgå af en særskilt vejledning på certifikatsiden. Samtidig gør Fødevarestyrelsen opmærksom på, at der kan opstå problemer ved importkontrollen i modtagerlandet, når der udarbejdes bilag til certifikater.

Virksomheden skal fremlægge certifikatet til underskrift hos Fødevarestyrelsen før sendingen afsendes (Jævnfør Bilag A). Fødevarestyrelsen kan ikke certificere for sendinger, der ikke længere befinder sig i Danmark.

Når certifikatet er underskrevet af Fødevarestyrelsen, må virksomheden ikke påføre yderligere information på certifikatet, hverken ovenover eller nedenunder Fødevarestyrelsens underskrift, da dette er et myndighedsdokument mellem to myndigheder. Det er derfor ikke længere muligt at skrive ’break-downs’ (fx produktionsdato og/eller andre referencer) på certifikatet efter Fødevarestyrelsens underskrift, med mindre det fremgår af en særskilt vejledning på certifikatsiden. Hvis myndighederne i importlandet kræver denne information, skal der sendes myndighedsdokumentation herfor til Fødevarestyrelsen, som på baggrund af dette, kan opdatere vejledningen på den enkelte certifikatside.

1. at det oprindelige parti er i den kompetente myndigheds varetægt, og
2. at importlandets kompetente myndighed har accepteret, at partiet opsplittes og at Fødevarestyrelsen udsteder erstatningscertifikater for hvert delparti.