Vigtige retningslinjer ved notificeringer til Kina for svinekød
Kina er overgået til udelukkende at ville modtage notificeringer for forsendelser til Kina via et elektronisk e-certificeringssystem (E-cert). Det betyder, at notificeringer ikke længere bliver sendt til Kina via mail af Fødevarestyrelsen (FVST), men bliver direkte uploadet i E-cert.
For at undgå, at notificeringer bliver afvist i E-cert, er det vigtigt, at Excel-dokumentet udfyldes korrekt. FVST retter ikke i Excel-dokumenterne, og det er derfor virksomhedernes ansvar, at filerne er udfyldt korrekt.
Hvis Excel-dokumentet ikke opfylder nedenstående formatkrav, kan notificeringerne ikke blive uploadet i systemet.
Formatkrav til Excel-dokumentet:
- Brug Times New Roman som skrifttype i skriftstørrelse 16.
- Ingen kantlinjer eller farveudfyldninger i dokumentet.
- Tomme felter skal forblive tomme. Indsæt ikke ”XXX” eller lignende markeringer.
- Der må ikke være unødvendige mellemrum i kolonnerne i Excel-dokumentet.
- Hvis en forsendelse kun indeholder ét produkt, skal produktet ikke notificeres på to linjer, men udelukkende én, så der ikke er nogle blanke felter i dokumentet.
Virksomheder skal desuden være særligt opmærksomme på følgende ved genindsendelse af certifikater:
- Send altid genindsendte certifikater i en separat mail på kinanot@fvst.dk. Det vil sige, at gensendte certifikater må ikke sendes sammen med nye certifikater.
- Skriv altid årsagen til genindsendelsen i mailen til FVST. Det er ikke nok bare at skrive, at notificeringerne skal genindsendes.
- Undgå dobbeltsendinger: Det samme certifikat må ikke indsendes flere gange fra forskellige kilder/virksomheder. Dette kan medføre problemer i e-certificeringssystemet, og give anledning til afviste certifikater. Det er derfor vigtigt, at der bliver udpeget én ansvarlig virksomhed for at indsende notifikationerne til FVST. Dette kan være slagteriet eller frysehuset. Kontorer og importører i Kina bør ligeledes instrueres om at indsende henvendelser via det entydige kontaktpunkt i Danmark.
Ved afviste certifikater:
- Skal den ansvarlige virksomhed notificere Fødevarestyrelsen og medsende en fuld sagshistorik (eks. Historik af hvornår FVST har modtaget notificeringen, hvad information der er kommet fra modtagelseshavnen osv.), kopi af relevante certifikater, oplysning om toldsted i Kina, kontaktoplysninger for den ansvarlige importør i Kina, samt anden relevant information.
- Afhængigt af problemstillingen kan Fødevarestyrelsen anvise, at sagen bør sendes til Ambassaden i Beijing med henblik på videre opfølgning.
- Undgå dobbeltnotifikationer: Det er her også vigtigt, at der bliver udpeget ét entydigt kontaktpunkt, da der ellers kan opstå komplikationer og forsinkelser, som følge af det afledte behov for koordination og afklaring af informationer modtaget fra flere kilder.
Ved brug af ”Replacement Certificates” er det vigtigt, at Excel-dokumentet med kolonnen med erstatningscertifikaterne er udfyldt korrekt, og at de erstatter certifikater som allerede er notificeret. Forinden indsendelse af gennotificering til FVST, skal det derfor sikres, at de forhenværende udgaver af certifikatet er blevet indsendt og notificeret af FVST.
Hvis FVST oplever mangler i enten det indsendte Excel-dokument eller i gennotificeringen, bliver mailen sendt tilbage til afsenderen.
Fremadrettet bliver notificeringen kun kvitteret til afsender med ”Vedhæftede notifikationer blev notificeret til Kina elektronisk d. XX-XX-XX”.
Med venlig hilsen Fødevarestyrelsen.
Link til Fødevarestyrelsens hjemmeside med landespecifik information for Kina