Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri
Institution: Fødevarestyrelsen
Kontor/initialer: International Handel /BERE
Sagsnr./dok.nr.: 2012-30-440-00002
Dato: 25.03.2013
Baggrund
Intern Audit er en uafhængig enhed, som giver informationer til Direktionen om Fødevarestyrelsens ledelses- og kontrolsystemer med henblik på en løbende forbedring og udvikling af styrelsens opgavevaretagelse. Enheden medvirker således til, at styrelsen når sine mål i den flerårige nationale kontrolplan og lever op til kontrolforordningen(1) og særlige USA-krav(2).
Opgaver
Enhedens opgaver fastsættes af Direktionen og omfatter audit i Fødevarestyrelsen efter art. 4(6) i kontrolforordningen samt periodevis supervision af kontrollen i USA-godkendte virksomheder.
Professionalisme
Intern Audit følger i sin opgavevaretagelse beslutning 2006/677/EF(3) samt ISO 19011:2011(4), og enhedens medarbejdere udfører opgaverne med ærlighed, omhu og ansvarlighed. Medarbejderne er retfærdige og upartiske, og er særlig opmærksomme på forhold, som kan have indflydelse på deres bedømmelser.
Autoritet
Medarbejderne i Intern Audit har fuld og uhindret adgang til ethvert dokument, ethvert tjenestested og enhver relevant medarbejder i Fødevarestyrelsen. Alle styrelsens medarbejdere er forpligtet til at medvirke ved audits og afgive information til enheden. Medarbejderne i Intern Audit er underlagt de almindelige regler om tavshedspligt i forhold til fortrolige og følsomme oplysninger, og de udviser diskretion i anvendelsen og i beskyttelsen af den information, de får kendskab til.
Organisation
Lederen af Intern Audit referer funktionsmæssigt til Direktionen og administrativt til chefen for International Handel.
Direktionen godkender enhedens kommissorium og et flerårigt risikobaseret auditprogram. Direktionen godkender alle forhold vedrørende ansættelsen af lederen for Intern Audit herunder løntillæg m.m. Lederen af Intern Audit fremlægger sager til orientering og/eller beslutning for Direktionen.
Direktionen udpeger en følgegruppe med henblik på at sikre kommunikation og høring mellem enheden og de faglige områder. Følgegruppen sammensættes af en chef fra kødkontrollen, en chef fra veterinærområdet, en chef fra fødevareområdet samt en repræsentant fra Kontrolstyring
Uafhængighed og objektivitet
Ingen kontorer eller afdelinger kan i det daglige påvirke enhedens valg af auditomfang, procedurer, hyppighed, tidspunkt eller indhold, herunder resultater og konklusioner i rapporter fra enheden.
De interne auditorer er, så vidt det er praktisk muligt, uafhængige af de funktioner, som de auditerer. De er ikke involveret i den øvrige kvalitetssikring eller i andre aktiviteter, som kan påvirke deres dømmekraft som auditor.
Auditorerne udviser den højeste grad af professionel objektivitet i indsamling af beviser og i vurderingen af disse op mod auditkriterierne. Auditresultater bygger på begrundede vurderinger, som ikke er påvirket af særinteresser.
Auditresultater, auditkonklusioner og auditrapporter afspejler auditaktiviteterne sandfærdigt og nøjagtigt. Enhver uenighed mellem auditor og den auditerede rapporteres.
Lederen af Intern Audit bekræfter årligt den organisatoriske uafhængighed over for Direktionen.
Gennemsigtighed og systematisk evidensbaseret tilgang Intern
Audit arbejder efter skriftlige procedurer, som er tilgængelige på Intranettet. Intern Audit fastlægger selv rammen for procedurerne og de enkelte procedurer, som kan omfatte både arbejdsgange og kvalitetssikring. Auditkonklusioner er pålidelige og reproducerbare og bygger derfor på verificerbare beviser. Beviserne indsamles gennem hensigtsmæssige stikprøver, som kan omfatte f.eks. dokumenter, interviews eller observation af kontrolbesøg.
Ansvar
Auditeringen omfatter både Fødevarestyrelsens ledelsessystemer, herunder risikostyring, og de interne processer i forhold til de kontrolsystemer, som er omfattet af kontrolforordningen(5) og som Fødevarestyrelsen har ansvaret for.
På disse områder udfører Intern Audit
- Verifikation af om aktiviteter og resultaterne af disse aktiviteter er i overensstemmelse med det planlagte i den flerårige nationale kontrolplan og/eller i retningslinjer og instrukser.
- Verifikation af om det planlagte i den flerårige nationale kontrolplan og/eller i retningslinjer og instrukser er gennemført i praksis, herunder en vurdering af kvaliteten og ensartetheden på tværs i udførelsen af kontrollen.
- Vurdering af om det planlagte i bl.a. den flerårige nationale kontrolplan er egnet til at nå målene i kontrolforordningen, herunder især om det planlagte er i stand til at forebygge, fjerne eller nedbringe risici i fødevarer og/eller er egnet til at sikre, at andre krav i foderstof- og fødevarelovgivningen og bestemmelserne om dyresundhed og dyrevelfærd, overholdes.
Herudover kan Intern Audit vurdere specifikke forhold på foranledning af Direktionen.
Auditprogram og auditplaner
Direktionen godkender et flerårigt risikobaseret auditprogram udarbejdet af Intern Audit. Undervejs defineres et auditunivers, og de enkelte elementer prioriteres på basis af en række risikofaktorer.
Intern Audit udarbejder forud for hver audit i programmet en auditplan med oplysning om bl.a. formål, omfang, kriterier og auditteam. Planen forelægges Direktionen og godkendes af kunde- og udviklingsdirektøren.
Enhver afvigelse fra auditprogrammet meddeles til Direktionen. En gang årligt evaluerer og reviderer Direktionen programmet.
Rapportering og opfølgning
For hver audit udarbejdes et udkast til en auditrapport, som sendes i høring hos relevante afdelinger og kontorer, og Intern Audit tager på en synlig måde hensyn til deres bemærkninger i den endelige rapport.
Med henblik på at imødekomme anbefalinger i auditrapporten og på basis af en årsagsanalyse udarbejder det/de relevante forretningsområder - som udgangspunkt inden for 20 arbejdsdage - en samlet plan med tidsbundne korrigerende og/eller forebyggende handlinger. Intern Audit vurderer handlingsplanens egnethed.
Den endelige rapport og handleplanen forelægges Direktionen, og de placeres efterfølgende på Fødevarestyrelsens intranet.
Intern Audit opretholder en oversigt over anbefalinger samt status for Fødevarestyrelsens korrigerende og forebyggende handlinger og fremlægger den halvårligt for Direktionen. De halvårlige statusoversigter placeres på intranettet.
Intern Audit udarbejder en årsrapport, som især sammenfatter tværgående resultater fra de gennemførte audits og som især vurderer kontrolsystemets effektivitet og egnethed. Årsrapporten forelægges Direktionen og placeres efterfølgende på intranettet.
Uafhængig undersøgelse
Intern Audit undersøges af en uvildig instans, om enheden når sine mål. En sådan undersøgelse iværksættes af Direktionen og sker første gang i 2014.
Godkendt
Godkendt den 19. marts 2013
Leder af Intern Audit
Direktør
Fodnoter
(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 882/2004 af 29. april 2004 om offentlig kontrol med henblik på verifikation af, at foder- og fødevarelovgivningen samt dyresundheds- og dyrevelfærdsbestemmelser overholdes, med senere ændringer.
(2) § 327.2(a)2(iv)A i Code of Federal Regulations.
(3) Kommissionens beslutning af 29. september 2006 om retningslinjer med kriterier for gennemførelsen af audit i henhold til kontrolforordningen.
(4) Guidelines for auditing management systems (Auditering af ledelsessystemer -Vejledning).
(5) Jf. art 1(2): Denne forordning anvendes dog ikke på offentlig kontrol med om de fælles markedsordninger for landbrugsprodukter overholdes.